Penerapan Sistem Informasi pada Organisasi Bisnis
Sistem Informasi, dengan dukungan teknologi informasi, telah menjadi
komponen penting dalam organisasi bisnis modern yang sukses menjalankan
usahanya, karena mampu membantu dalam pengembangan bisnis dan mengelola
keunggulan kompetitif. Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan
untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang
ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best
practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan
putusan dan kolaborasi antar bagian.
Sistem informasi mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi
(hardware, software dan jaringan komunikasi), sumber data serta
kebijakan dan prosedur kerja, untuk mengelola (menyimpan, mengakses
kembali, mengubah dan menyebarluaskan) informasi dalam sebuah
organisasi.Sistem Informasi pada sebuah organisasi, dapat digolongkan
menjadi 2 jenis, yaitu sistem pendukung operasional (misalnya untuk
mengefisienkan taransaksi bisnis, mengendalikan proses industri,
mendukung komunikasi dan kolaborasi) dan sistem pendukung manajemen
(misalnya untuk menyediakan laporan dan tampilan, dukungan langsung pada
proses pengambilan putusan).
Pengaruh teknologi informasi di era
globalisasi tidak bisa dipungkiri adanya. Proses globalisasi yang
berjalan begitu cepatnya adalah karena adanya revolusi informasi. Hal
ini juga yang mempengaruhi cara berpikir (
mindset) ataupun berperilaku (
behaviour)
pada dunia bisnis dan organisasi. Sangat jelas bisa dilihat bahwa
organisasi bisnis pun bertumbuh kembang secara pesat dikarenakan
teknologi paling baru yang diadopsi oleh organisasi bisnis.
Saat ini sudah mulai banyak dari organisasi bisnis yang mengembangkan
sistem informasi yang terintegrasi. Sistem integrasi informasi ini jika
diaplikasikan dengan baik, maka akan dapat memberi dampak dan
menghasilkan nilai tambah (added value) bagi organisasi bisnis
itu sendiri. Sistem informasi terintegrasi ini misalnya adalah sistem
yang banyak dikenal dengan istilah sistem Enterprise Resource Planning
(ERP), dimana sistem ini adalah suatu paket software yang terintegrasi
dengan multi modul yang memang dirancang dan dibuat untuk mengatasi
serta mendukung berbagai fungsi bisnis dari suatu perusahaan. Tujuannya
adalah efisiensi dan efektifitas kerja bagi perusahaan ataupun
pelayanan terhadap konsumen.
Oleh karena itu perhatian terhadap pengaruh teknologi informasi ini
terhadap aktifitas dan perilaku organisasi perlu serius. Dan hal ini
tentunya dimaksudkan untuk mendukung penerapan sistem informasi agar
dapat berjalan dengan baik dan selaras dengan apa yang dibutuhkan oleh
manajemen organisasi bisnis tersebut.
PERUBAHAN PERILAKU ORGANISASI DENGAN ADANYA TEKNOLOGI INFORMASI
Implementasi dari teknologi informasi pada suatu organisasi bisnis mau
tidak mau akan membawa dampak terhadap perilaku organisasi. Berikut
beberapa dampak teknologi informasi pada organisasi bisnis.
Pemangkasan Hirarki
Hirarki
organisasi menjadi lebih minim, artinya jalur komunikasi antara
manajemen tingkat atas dengan manajemen tingkat bawah akan menjadi
lebih pendek. Dalam hal ini dengan mengurangi middle management. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan akan lebih mudah sehingga kepercayaan antara pimpinan dan bawahan akan tercapai.
Hal ini dapat dicapai jika penerapan teknologi informasi dapat
diterapkan dalam organisasi tersebut. Sebagai contoh, misalkan seorang
atasan ingin mengetahui progres yang sudah dicapai pada proyek tertentu.
Maka dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi, maka
komunikasi akan berjalan lebih cepat melalui informasi data yang
disampaikan melalui sistem informasi tanpa harus menunggu bawahan atau
penanggung jawab proyek menghadap terlebih dahulu.
Mengurangi Pengawasan
Pemberian tugas secara langsung kepada bawahan, sehingga bawahan dapat
terlatih dengan baik dari sisi keterampilan atau mentalnya untuk dapat
merumuskan masalah secara sederhana dan sistematis, serta memiliki
kemampuan menyelesaikan masalah dengan baik.
Dengan adanya jalur komunikasi yang lebih pendek, maka setiap bawahan
bisa menuangkan ide-idenya melalui email, blog, situs, jejaring social,
dan lain sebagainya. Sehingga atasan dapat mengaksesnya sewaktu-waktu
tanpa harus menunggu laporan dari jajaran di bawahnya. Bagi pihak
bawahan juga akan semakin termotivasi dan lebih merasa percaya diri
dalam menuangkan ide-ide segarnya.
Komunikasi Non-Fisik
Cara yang dilakukan untuk berkomunikasi pada organisasi konvensional
salah satunya adalah dengan melakukan pertemuan secara fisik. Hal ini
terkadang menemui kendala jika posisi atau lokasi dari masing-masing
bagian dalam organisasi saling berjauhan. Sehingga untuk hal-hal yang
bersifat penting dan memerlukan penanganan cepat dalam pengambilan
keputusan, komunikasi yang memerlukan pertemuan secara fisik tentunya
akan menjadi penghambat.
Sistem informasi dan telekomunikasi yang diterapkan pada suatu
organisasi bisnis mampu mengatasi kendala ini. Sehingga tanpa harus
bertemu fisik, setiap personal dalam organisasi bisa berkomunikasi satu
sama lain dengan tidak terikat jarak dan waktu.
Akomodasi Terhadap Perubahan
Dalam melakukan aktifitasnya, suatu organisasi bisnis tidak terlepas
dari adanya perubahan yang terjadi pada organisasi tersebut. Perubahan
dalam organisasi bisa disebabkan oleh factor internal maupun eksternal.
Dengan adanya pembatasan gerak fisik dikarenakan adanya pengaruh dari
penerapan sistem informasi, maka organisasi akan lebih mudah dalam
mengakomodasi setiap perubahan dalam organisasi tersebut baik secara
struktural ataupun non-struktural.
Mudahnya pengakomodasian perubahan ini juga akan berimbas terhadap
perilaku kinerja organisasi tersebut. Di mana organisasi akan lebih
reaktif dan proaktif dalam menyikapi perubahan tersebut. Jalur lalu
lintas data dan informasi yang sedemikian cepat akan mempermudah
terhadap pembagian informasi dan pengetahuan dalam perusahaan. Sehingga
jika terjadi perubahan terhadap perusahaan, maka seluruh pihak yang
terkait bisa dapat mengetahuinya dengan mudah dan lebih cepat dalam
beradaptasi terhadap perubahan tersebut.
Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam Organisasi Perusahaan
Saat ini penerapan teknologi informasi dan
komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya
memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan
dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh
selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber
dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis
TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan,
agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi
Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan
pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan
sebagai berikut :
- Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi,
basis data, network management dan lain-lain.
- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.
- Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan
spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan
produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti,
Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata
karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa
menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika
tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan
memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan
untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam
memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara
lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan
Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan
kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan
perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource
Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang
mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah
dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di
perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya
untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan
IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1
minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita
konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data
yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan
menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan
sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah
perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya
promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah
dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh
dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau
perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam
merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui
kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh
dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua
aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan
penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan
semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh
IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang
dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan
ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari
penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1.
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam
berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control
perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk
mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti
forecasting,
financial advisory,
planning expert dan
lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana
untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan
berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal
tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya
dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen
teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value
tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu
menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan
pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing
baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacan
e-
commerce,
e-
procurement,
e-
customer,
e-
loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus
yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “
Strategic”,
arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang
terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan
dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini.
Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan
dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan
strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan
dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif
perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa
lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila
pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap
strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya
pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi
pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua
strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki
marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan
keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat
dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan
perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT
merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi
user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan
framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana
seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada
infrastruktur IT.Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada
pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah
organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan
penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan
hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem
informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi
yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan
untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian
bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi
informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara
yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia
bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem
Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut
sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi
adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk
memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis,
peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan
serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai
Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk
mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya
melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman
mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi
diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam
organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
Kesesuaian TI dan Bisnis
• Melakukan sinergi antara external dan internal domain
• Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam bisnis
• Domain TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
• TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak
hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi
bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
• Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
• Operasional bisnis dan infrastruktur TI
– Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.